"Bezirksreiter"-Gemeindeverwaltung, Version 0013

Updater von früheren Versionen: zur Initialisierung unbedingt für jede Datenbank und Buchungsjahr einmal "Optionen/Grundeinstellungen" aufrufen!

Benutzen Sie regelmäßig die "Update-Info"-Funktion, wenn Sie im Internet sind! Auch dann, wenn keine neue Versionsnummer vorliegt, enthalten die aktualisierten Dateien auf der Bezirksreiter-Homepage oft nützliche Verbesserungen.

Allgemeine Tips und Infos
Installationsanleitung
Internet-Forum zum Bezirksreiter - Fragen, Antworten, Anregungen und Kritik

Gemeindekartei
Suchmaske und Platzhalter
MZ, Ändern, Löschen, Spende u.a. CSV-Export, Serienbriefe E-Mail-Rundschreiben

Gemeindekartei - Verschiedenes


FiBu




FiBu-Statistik Spendenquittungen



SQL-Direkt



Sichern / Rücksichern



Datenimport Datenexport


Datenbank (neu / Kopie)



Optionen Grundeinstellungen
Vorlagen / (SQ)


Kontenplan



Abkürzungen



Zuordnungen




Login / Login-Daten



Update-Info



"Bezirksreiter" / Hilfe



Server aus



Gemeindekartei 

Suchmaske

Achtung, "Bug": Es sollten in die Datensätze oder die Suchmaske keine Texte aufgenommen werden, die Anführungszeichen enthalten. Z.B. nicht bei "Bemerkungen" zu Erna Müller schreiben: Hält sich immer für "mißverstanden" . (Aber wer wird schon solche häßlichen Bemerkungen speichern...?)
Bei der Eingabe von Datumswerten in der Maske immer das Format TT.MM.JJJJ benutzen (inklusive Vornullen, z.B. 01.02.2001). Es dürfen Platzhalter "*" (viele beliebige Zeichen) und "?" (ein beliebiges Zeichen) benutzt werden zum Suchen.Dazu einige Beispiele:
Bei Datumswerten nur "?" benutzen, also z.B.  "Geburtstage": "??.??.2001" - bringt alle Datensätze mit Geburtstag im Jahr 2001.
"Eiben*" (wie gesagt: die Anführungszeichen gehören nicht in die Suchmaske, nur hier in den Erklärungstext!) bei "Wohnort" bringt alle Datensätze, die in "Eibenstock", "Eibenstöckchen", "Eibenholz" wohnen usw.
Suchen in Feldern mit Abkürzungen: Will ich alle Mitglieder meiner Bezirkskonferenz finden, dann gebe ich im Feld "Verantwortung" einfach "*BK*" ein (wenn BK mein Kürzel für Bezirkskonferenz ist). Es werden alle gefunden mit "GV Eib; BK; G 4" oder "G 2; BK" usw. Beachte: bei der letzten Abfrage: es steht ein "*" vor dem gesuchten Kürzel, und eines danach - denn ich weiß ja vorher nicht, was noch alles vor oder nach der gesuchten Abkürzung steht.
Es geht aber auch einfacher bei den Abkürzungen: In "Abkürzungs-Feldern" (wie z.B. Gemeindegruppe) kann ich zur Suche einfach eine einzige gültige Abkürzung eingeben ohne Platzhalter, z.B. "Vorstand" im Feld "Verantwortung". Die Abfrage bringt mir dann alle Mitglieder meines Vorstandes - genauso, wie ich es intuitiv erwarten würde. Wenn ich präzise Abfragen mit Platzhaltern will, kann ich das trotzdem tun.
Noch ein letztes Beispiel: "*feld" in "Wohnort" bringt alle Datensätze, die in "Carlsfeld", "Martinsfeld", "Rudi-Feld" wohnen. "*fel?" bringt zusätzlich auch "Carlsfels", Martinsfels", "Heidenfelt" - denn jetzt ist der letzte Buchstabe beliebig, wegen des "?" in der Abfrage. Alles klar...? Groß- und Kleinschreibung werden in der Abfrage übrigens nicht unterschieden.
Spezielle Abfragen sind möglich durch die Verwendung von großgeschriebenen Schlüsselwörtern in der Suchmaske: NEIN bringt alle Datensätze, bei denen das entsprechende Feld nicht besetzt ist. Beispiel: NEIN im Feld "E-Mail" bringt alle in der Datenbank, für die keine E-Mail-Adresse eingetragen ist. (Für Kenner der SQL-Datenbanksprache: es wird gesucht nach Einträgen mit "-", "", Null, "0000-00-00" - letzteres für Datumsfelder). Das  Gegenteil ist  JA: z.B. eingegeben im Feld "Verantwortung" bringt es alle Gemeindeglieder, die eine beliebige Verantwortung haben (in Ausschüssen, Vorstand usw.) - nur die "Verantwortungslosen" werden nicht gezeigt. Kombinationen kann man mit ODER abfragen: "Simon ODER Müller" im Feld "Nachname" bringt alle, die entweder Simon oder Müller heißen.

MZ, Ändern, Löschen u.a.

Die geheimnisvolle MZ ("Mitgliedszahl") ist eine eindeutige Nummer("Kundennummer"), die jedem Neueintrag automatisch zugeordnet wird und für interne Zwecke des Programms genutzt wird. Sie kann aus Sicherheitsgründen vom Benutzer weder eingetragen noch verändert werden. LetzteAenderung wird bei jeder Änderung bzw. bei jedem Neueintrag automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt, BearbeitetVonauf den Benutzernamen des Bearbeiters. So lassen sich Einträge zurückverfolgen.
Die Suchergebnisse werden angezeigt, ebenso die Anzahl der gefundenen Datensätze. Mit Alles/Ändern lassen sich Datensätze komplett anzeigen und ändern. Wichtig ist dabei, daß (so die Voreinstellung in Optionen ) in den Feldern "Gemeindegruppe", "Verantwortung" und "Mitarbeit" nur gültige Abkürzungen verwendet werden. Die Abkürzungen können in diesen Feldern getrennt durch Leerzeichen, Kommas, Semikola eingetragen werden. "BK; G 5" ist z.B. ein gültiger Eintrag.
Will man für den entsprechenden Menschen eine Spende buchen, so wählt man ihn hier in den Suchergebnissen aus. "Spendenübersicht" und "Kopieren" erklären sich selbst.
Kann man Datensätze auch löschen? Eigentlich ist das nicht vorgesehen: in einem ordentlich geführten Kirchenbuch wird nicht gelöscht, sondern es werden Abgangsvermerke eingetragen. Es geht trotzdem: ein Datensatz, bei dem "geprueft" auf "nein" gesetzt ist, wird in den Suchergebnissen mit "Löschen"-Option angezeigt. Standardmäßig ist das der Fall bei allen Datensätzen, die aus einer CSV-Datei importiert wurden (s.u.), aber man kann diesen Eintrag auch von Hand ändern - z.B. um einen Fehleintrag zu entfernen.

CSV-Export, Serienbriefe

Die gefundenen Datensätze kann ich als CSV-Datei (tabulatorgetrennt) abspeichern und mit jeder Tabellenkalkulation weiterverarbeiten.

Mit den gefundenen Datensätzen kann ich aber auch eine Serienbrieffunktion füttern. - Vorher ist unter Optionen, Feld "Textverarbeitung" der Pfad einzutragen, der meine RTF-fähige-Lieblingstextverarbeitung aufruft (OpenOffice für Linux und Windows, MS-Word nur für Windows...): also z.B. "/home/ichselbst/OpenOffice.org/soffice" (Linux) oder "c:/MSOffice/Winword/winword.exe" (Windows 9x, ME...). Unter Windows wird die registrierte Standard-RTF-Textverarbeitung aufgerufen(Word, Notepad...). Die Zuordnung von RTF-Dateien (und anderen Dateien) läßt sich z.B. unter Windows XP so ändern: Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige RTF-Datei klicken, dann "Öffnen mit", dann "Programm wählen". Vor dem Bestätigen das Häkchen "immer mit diesem Programm öffnen" wählen.
Weiterhin wird unter "Optionen" ein "Serienbriefverzeichnis" eingetragen, wo ich meine Vorlagen im RTF-Format oder im SXW-Format (OpenOffice) speichern kann. Vielleicht funktionieren ja schon die mitgelieferten Voreinstellungen der "musterkartei"...- Durch die Häkchen kann ich einzelne Datensätze abwählen. Dann: "Auswahl speichern". Anschließend "Serienbrieffunktion" wählen. Dort: bei Klicken auf den Dokumentnamen bekomme ich das Dokument (z.B. einen einzelnen Patenschein) mit meiner gewählten Textverarbeitung direkt angezeigt.
Bei der Auswahl von mehreren Datensätzen wird immer der erste Serienbrief aus der Liste angezeigt
. Nach dem Wegklicken der Textverarbeitung kommt dann die Aufforderung "Serienbriefe speichern", die zu wählen ist, wenn man in der Vorschau keine Fehler entdeckt hat.
Ausdrucken, wenn kein OpenOffice installiert ist: Windows: im Explorer alle in meinem Serienbriefverzeichnis auswählen, rechte Maustaste Auswahl "Drucken". Probieren Sie es aus - in der Praxis ist es einfacher als in der Beschreibung!
Ausdrucken, wenn das kostenlose(!) OpenOffice installiert ist (empfohlen für Linux und Windows): Auf "Ausdrucken mit OpenOffice" klicken - die Dokumente werden mit dem Standarddrucker für OpenOffice gedruckt. Informationen zu OpenOffice auf Nachfrage bei mir oder direkt auf der OpenOffice-Homepage. Wenn ich eine Vorlage im OpenOffice-"SXW"-Format gewählt habe, werden in der Vorschau direkt alle Serienbriefe als ein einziges Dokument angezeigt - sie können direkt aus OpenOffice heraus ausgedruckt werden.
Die Vorlagen zur Serienbrieffunktion sollen folgende Kriterien erfüllen: es müssen RTF-Dokumente oder SXW-Dokumente (OpenOffice) sein. Die meisten gängigen Textverarbeitungen erlauben das Speichern von Dokumenten im RTF-Format. Dateinamen, die mit "Spenden" oder "spenden" beginnen, werden automatisch nur unter der Funktion für Spendenquittungen angezeigt, obwohl sie sich im normalen Vorlagenverzeichnis befinden.
Dort, wo später die Daten eingesetzt werden sollen, kommt "TFA-Vorname-TFE" usw. hinein ("TFA -" für "Textfeldanfang", "-TFE" für "Textfeldende"). Achten Sie auf die genaue Schreibweise der Datenbankfelder ("Strasse", nicht "Straße"..., so wie in der Eingabemaske)! Und: Schauen Sie sich dazu auch die mitgelieferte Vorlagen "PatenscheinMuster.rtf" bzw. "emk_briefkopf.rtf" und "musterbrief_bezirksreiter_openoffice.sxw" usw. an.
Besondere Ersetzungen mit eigenen Schlüsselwörtern (Groß- und Kleinschreibung bei den Schlüsselwörtern beachten):

Eigene Vorlagen können gut auf der Basis der mitgelieferten erstellt werden. Achten Sie darauf, möglichst keine verlinkten Grafiken einzubinden, sondern diese mit dem Dokument zu speichern (z.B. für Briefköpfe). Insbesondere bei OpenOffice-Dokumenten ist das bei Schwarzweiß-Grafiken kein großer Platzaufwand, weil OpenOffice seine Dokumente sehr effektiv komprimiert.

E-Mail-Rundschreiben

Mit den gefundenen Datensätzen kann ich auch ein E-Mail-Rundschreiben (z.zT. noch ohne Dateianhänge) erstellen. Dazu ist vorher unter Optionen/Grundeinstellungen der E-Mail-Server korrekt einzutragen und eine Internet-Verbindung herzustellen. Noch einfacher ist es, wenn Sie über dem E-Mail-Formular einfach auf "hier" klicken - Sie können das Rundschreiben direkt aus Ihrem E-Mail-Standardprogramm heraus verschicken, die Adressen werden automatisch übernommen.

Verschiedenes

Namensliste, Geburtstagsliste, Druckliste, Neueintrag: erklären sich weitgehend selbst. Beim Neueintrag wie bei der Änderung auf gültige Abkürzungen achten. Namensliste und Druckliste bringen nur die nichtabgegangen Kirchenglieder und - angehörigen. Für Listen z.B. der Kinder, aller Abgegangenen usw. ist der Aufruf per Suchmaske zu verwenden.

Statistik: Gibt eine Übersicht über die Veränderungen und Gliederzahlen des aktuellen (Buchungs-)Jahrs in der Gemeindekartei, ähnlich der Statistik I unserer Kirche.

PDF-Liste: Diese Funktion ist z.zT. nur für das EmK-Adressenverzeichnis eingerichtet. Sie erzeugt aus der Datenbank eine Druckvorlage des gesamten  EmK-Adressenverzeichnissses, wahlweise DIN A4 oder DIN A5.

Ungeprüfte: hier werden - spez. nach einem Datenimport - alle importierten Datensätze angezeigt, die noch den Vermerkt "geprueft" = "nein" tragen. Diese Datensätze sind von Hand aufzurufen, zu überprüfen und anschließend "geprueft" auf "ja" zu setzen.

FiBu

Sie ist auf unsere Ev.-meth. Kirche zugeschnitten, da vieles durch unser Diensthandbuch vorgegeben ist. Der Kontenrahmen ist allerdings als Tabelle in der Datenbank gespeichert, also auswechselbar. Bei der Version 0013 ist bereits eine einfache Buchführung (Einnahmen/Ausgaben) implementiert, die für andere Kirchen und Gemeinschaften verwendbar ist. Loggen Sie sich dazu in die Datenbank "musterevang" ein, der Bezirksreiter erkennt den Typ der Datenbank und schaltet auf einfache Buchführung um.

Die Beträge werden in "angelsächsischer Notation" eingetragen, also mit Dezimalpunkt, nicht -komma! "85,10" wird nicht akzeptiert, nur "85.10". Wenn es keine Cent-Beträge gibt, reicht auch "85".
Beim Buchen: Buchungsnummer, Buchungsdatum, BearbeitetVon und Belegnummer werden automatisch erzeugt. Belegdatum ist obligatorisch einzutragen. Spendenauswertung: Dazu sind unter "Optionen" im Feld "SQuittung_Konten" die Kontonummern einzutragen, die berücksichtigt werden sollen, getrennt durch Spaces. z.B.: "301 302 3051 3052".
Bei der Buchung von Spenden ist am einfachsten mit "Suchmaske" der Spender zu suchen, dann beim gefundenen Eintrag mit "Spende" das Buchungsformular auszufüllen. Vor einer Spendenbuchung muß der Spender in der Gemeindekartei eingetragen sein - notfalls unter Status="Spender(extern)".
Die Buchung von Monatsbeiträgen: wie bei Spenden, aber beim gefundenen Eintrag aus der Gemeindekartei auf "Monatsbeitrag" klicken. Es wird - wenn vorhanden - der letzte gebuchte Monatsbeitrag als Vorlage angezeigt, ansonsten eine leere Spendenbuchung.
Für das Handwerk der Doppelten Buchhaltung an sich verweise ich auf entsprechende Schulungen und Handreichungen unserer Kirche oder die Fachliteratur zur Buchführung. Wer schon Erfahrungen mit anderen FiBu-Programmen hat, tut sich leichter...
Nur wenige Hinweise: Durch die Verwendung von mehreren (max. je 3) Soll- und Habenkonten sind sog. "Splitbuchungen" möglich. Z.B.:  Darlehensrückzahlung 50 EUR / Zinsen 50 EUR Soll "an" Gemeindekonto 100 EUR Haben (sehen Sie - ich beherrsche die Buchhalter-Fachsprache, aber viel mehr verstehe ich davon nicht...). Man kann - aber man muß nicht - alle drei Konten ausnutzen. Wer mehr als 2x3 Konten pro Buchung braucht, möge aus einer Buchung mehrere Buchungen machen, seine Buchungen weniger kompliziert gestalten, oder sich an mich wenden. Die Stornofunktion (und hoffentlich so manches andere...) entspricht den "Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchhaltung" (GoB): ein Löschen einer Buchung ist nur unmittelbar nach Buchungsvorgang möglich, sonst muß die Buchung mittels "Storno" zurückgebucht werden. Sog. "Stapelbuchungen" sind nicht möglich. Nach jeder Eingabe erfolgt eine Prüfung des Buchungssatzes, die u.U. noch manche Eingabefehler aufdeckt oder Fragen/Warnhinweise ausgibt. Erst wenn alle Fehler beseitigt sind, wird die Buchung akzeptiert. Die - für jedes Buchungsjahr und Datenbank eindeutige - automatisch erzeugte Belegnummer ist auf dem zugehörigen Buchungsbeleg einzutragen, wieder gemäß GoB ("Keine Buchung ohne Beleg"), und dient der eindeutigen Zuordnung von Buchung und Beleg.
Die Buchhaltung ist elektronisch auswertbar für Prüfungen z.B. durch Steuerbehörden, da alle Buchungssätze in der weit verbreiteten SQL-Datenbanksprache ausgegeben werden können (in dieser Sprache sind auch die Backup-Dateien gesichert - und zwar im SQL-Klartext).

Die Übersicht zeigt alle Buchungen nach Belegnummern sortiert an. Hier können einzelne Buchungen storniert oder als Vorlage gespeichert werden. Diese können dann im Punkt Vorlagenwieder aufgerufen werden.

Buchungsjahr(neu) erzeugt ein neues Buchungsjahr aus dem bisherigen - dabei wird um genau ein Jahr weitergezählt. Die Buchungstabelle ist leer, alles andere (einschließlich der Gemeindekartei, des Kontenplans, der Vorlagen...) usw. wird übernommen. Durch das Erzeugen eines neue Buchungsjahres wird das bisherige unter "Optionen" als "abgeschlossen" gekennzeichnet.

FiBu-Statistik

Report gibt ein einfaches Journal aus. Einzelne Buchungen können vollständig angezeigt werden durch Klicken auf die Belegnummern.
Konten und Hauptkonten geben eine Übersicht ähnlich der Statistik III unserer Kirche. Stornierte Buchungen erscheinen nur in Übersicht und Report, nicht in den Konten-Statistiken und Spendenübersichten, da diese sonst in falscher Weise "aufgeblähte" Umsätze melden würden.
Beim Aufrufen eines einzelnen Kontos oder Hauptkontos besteht die Möglichkeit, sich Buchungen und Summen geordnet nach Gemeinden oder Grundstücken anzeigen zu lassen (wichtig z.B., wenn man sich den Grundstücksbericht unserer Kirche erstellen will, oder z.B. eine Übersicht von Monatsbeiträgen einer einzelnen Gemeinde).
Speziell der Grundstücksbericht mit Einnahmen und Ausgaben kann aber auch einfach über die Funktion Grundstücke aufgerufen werden.

Spendenquittungen

Spenden zeigt alle Spenden an, die in einem Buchungsjahr gegeben wurden. Spendenquittungen zeigt nur die Spenden an, bei denen unter "Squittung_noetig" "kirchlich" oder "mildtätig" eingetragen wurde und zu denen noch keine Spendenquittung erstellt wurde. Die Quittungen sind geordnet nach Spendern.
Zum Erstellen von Spendenquittungen betätigen Sie anschließend in der Anzeige der Spenden den "Spendenquittungen für Auswahl"-Button an. Alle Spenden, für die laut Buchung und Registrierung eine Quittung zu erstellen ist, haben bereits ein Häkchen. Sie können nun noch individuell zu- oder abwählen.
Beachten Sie, daß sie Spendenquittungen für eine Spende nur einmal ausgeben dürfen, sonst sind sie - manuell - als "Zweitschrift" zu kennzeichnen. Beachten Sie grundsätzlich, daß jede Spendenquittung eine Buchung in der FiBu als Gegenstück haben muß - die Finanzämter kontrollieren von Zeit zu Zeit auch kirchliche und diakonische Einrichtungen auf korrekte Buchführung! Wenn es nicht ausdrücklich anders gewünscht wird, erstellen Sie möglichst die Spendenquittungen erst am Ende des Jahres, wenn das Buchungsjahr abgeschlossen wurde. Es sind zweierlei Vorlagen mitgeliefert, von denen eine - "spendenbescheinigung_detail.rtf/sxw" auch die Einzelübersicht der Spenden und Beiträge bringt, wie sie von einigen Finanzämtern verlangt wird. Wie die Vorlagen zu den Spendenquittungen aufgebaut sind, entnehmen Sie den mitgelieferten Mustern. Zu den entsprechenden Schlüsselworten schauen Sie bitte unter "Serienbriefe".
Nach dem Ausdruck und dem Wegklicken der angezeigten Quittung werden Sie gefragt, ob Sie die Spendenquittung(en) registrieren wollen (Eintrag von "Squittung_erstellt"="ja" in der entsprechenden Buchung). Alle auf dem Ausdruck enthaltenen Spenden erscheinen nach einer Registrierung nicht mehr in der Auswahl "Spendenquittungen". "Mogeln" können Sie im Notfall trotzdem - indem Sie in der Auswahl "Spenden" einfach alle Häkchen anwählen, die Sie drucken wollen (unter Beachtung der o.g. gesetzlichen Vorschriften).

SQL-Direkt

Für Leute, die die SQL-Sprache der MySQL-Datenbank verstehen oder nach genauer Anleitung einen SQL-Befehl eingeben. Für Wartungsaufgaben und Spezialabfragen. Vorsicht bei Gebrauch -anwählen und den Warnhinweis lesen!

Sichern / Rücksichern 

Diese Funktion dient zum Sichern der gesamten Datenbank, in die man gerade eingeloggt ist. (Der Bezirksreiter kann viele Datenbanken verwalten!) Dies geschieht als sog. SQL-Datei, die mit Datenbankname, Zusatz "Backup", Datum und Uhrzeit gekennzeichnet wird. Das braucht weniger Platz, als man denkt...
Bei "Rücksichern" werden dann alle Sicherungsdateien im Sicherungverzeichnis (s. Optionen) angezeigt, die zur gerade bearbeiteten Datenbank passen - geprüft wird der Name der Sicherungsdatei. Angezeigt wird z.B. für "musterkartei" jede Datei im Sicherungsverzeichnis, die "musterkarteibackup.....sql" heißt. Die Sicherungsdateien sind plattformunabhängig - unter Linux erzeugte Dateien können von einem Windows-Bezirksreiter eingelesen werden und umgekehrt. Beachten Sie beim Plattformwechsel ggf. neue Einstellungen unter "Optionen". Sie können auch verwendet werden, um ganze Datenbanken von einem Rechner zum anderen zu übertragen usw.... Dateien mit dem Namen "update....sql" können für spätere Updates der Datenbankstruktur eingelesen werden.

Datenimport

Zum Import von CSV-Tabellen in die Gemeindekartei unter Optionen die Datei inklusive Pfad eintragen, aus der importiert werden soll. Die Tabelle muß nicht alle Spalten haben, die das Programm als Kennzeichen vorsieht, aber die Schreibweise der Spaltenüberschriften muß exakt mit denen in der Eingabemaske übereinstimmen. Man stelle Versuche mit dem mitgelieferten "importmuster.txt" an.
z.B. könnte eine Tabelle mit den Spaltenköpfen "Nachname", "Vorname", "Strasse" eingelesen werden. Datumswerte werden in allen Feldern (außer Fax, Telefon, EMail, MZ) automatisch erkannt und zur internen Weiterverarbeitung in ISO-Strings JJJJ-MM-TT ("2001-10-10") umgewandelt. Intern wird allerdings nur für "Geburtstag" von MySQL das Datumsformat verwendet, ansonsten Strings. (Unter "getauft" könnte also auch stehen: "ja, aber ich habe meine Taufurkunde verloren") Datumswerte zum Importieren dürfen das Format TT.MM.JJJJ ("10.10.2001") oder TT/MM/JJJJ  ("10/10/2001") oder TT.MonatalsvollerName.JJJJ ("10. Oktober 2001") haben. Die einzelen Felder der Tabelle müssen durch Tabulatoren getrennt sein - einzustellen bei den meisten Tabellenkalkulationen im "Speichern als"-Dialog. Sog. Feldtrenner (" oder ') werden ignoriert und nicht übernommen. Wenn alles geklappt hat, ist anschließend die Tabelle in der Datenbank unter "Ungeprüfte" zu finden. Ungeprüfte Daten dürfen auch noch gelöscht werden, solange das Feld "geprueft" noch nicht auf "ja" gesetzt wurde.

Datenexport

Speichert die Gemeindekartei als CSV-Datei im Vorlagenverzeichnis (s. Optionen) , die dann mit jeder Tabellenkalkulation wie "StarOffice" oder "Excel" eingelesen werden kann.

Datenbank(neu), Datenbank(leer)

Erklären sich selbst.

Optionen

Grundeinstellungen

Buchungsjahr: Wird automatisch erzeugt durch "Buchungsjahr(neu)", kann nicht geändert werden.
abgeschlossen: Bei "ja" gibt es beim Login eine Warnung aus, bei "nein" eine Warnung beim Erstellen von Spendenquittungen.
Unter Gemeinden können die Gemeinden eingetragen werden, unter Grundstuecke die Grundstücke (nötig für die FiBu, da bestimmte Konten ein Grundstück verlangen, wenn auf sie gebucht werden soll). Sie sind durch Leerzeichen zu trennen ("Eibenstock Carlsfeld Steinbach Wildenthal").
SQuittungs_Konten verlangt die Angabe von Kontonummern aus dem Kontenplan, die bei der Spendenübersicht berücktsichtigt werden sollen(wichtig für das Erstellen von Spendenquittungen!). Sie sind durch Leerzeichen zu trennen ("350 3501").
In Abk_Gemeindekartei werden die Datenbankfelder eingetragen, in denen in der Gemeindekartei nur spezielle Abkürzungen verwendet werden dürfen. Dadurch können auf einfache Weise exakt definierte Gruppen wie Ausschüsse usw. zugewiesen und mit Suchmaske gesucht werden. Sie sind durch Leerzeichen zu trennen ("Gemeindegruppe Verantwortung Mitarbeit").
Abk_Gesangbuch ist eine Vorbereitung für eine evtl. Erweiterung und hat z.Zt. noch keine Funkion.
Im Sicherungsverzeichnis wird das Verzeichnis angegeben, in dem die Sicherungsdateien gespeichert werden.
Im Serienbriefverzeichnis speichere ich meine Vorlagen im RTF-Format oder im SXW-Format. In einem Unterverzeichnis "landen" dann auch die erzeugten Serienbriefe - das genaue Verzeichnis wird angezeigt.
Das Datenbankverzeichnis ist nur für Windows relevant: hier wird die MySQL-Datenbank standardmäßig im Verzeichnis "c:/mysql/bin" installiert. Das kann geändert werden, falls notwendig.
Unter Importdatei wird der komplette Pfad angegeben, aus der eine CSV-Datei in die Gemeindekartei importiert werden soll. Also z.B.: "/home/ichselbst/Bezirksreiter/Bezirksreiter/importmuster.txt" (Linux) oder "c:/Bezirksreiter/Bezirksreiter/importmuster.txt" (Windows). Die Voreinstellung der "musterkartei" funktioniert mit der mitgelieferten Datei "importmuster.txt".
Einzelplatz ist z.Zt. immer auf "ja" gesetzt zu lassen. Möglicherweise wird dieses Feld in künfigen Versionen ersetzt.
Textverarbeitung gibt den Pfad zu meinem Textverarbeitungsprogramm an, das bei der Serienbrieffunktion/EinzelDirekt automatisch gestartet wird. So können direkt aus dem laufenden Bezirksreiter einzelne Dokumente angezeigt werden. Bei mehreren Serienbriefen ist anders zu verfahren.
EMailServer: tragen Sie hier den Server ihres Internet-Providers für ausgehende Mail ein (Beispiel von T-Online: "mailto.btx.dtag.de" - schauen Sie in der Konfiguration ihres normalen E-Mail-Programms nach). Beim Betrieb auf einem Internetserver ist sehr wahrscheinlich "localhost" die richtige Einstellung.
DruckAnzahl ist die Anzahl der Dateien, die beim automatischen Ausdruck von Serienbriefen gleichzeitig an OpenOffice übergeben werden. Der voreingestellte Wert ist 5, höhere Werte bis zu 8 sind erprobt und beschleunigen das Ausdrucken. Höhere Werte können allerdings dazu führen, daß Serienbriefe "verschluckt" werden - probieren Sie es aus auf Ihrem System!

Vorlagen / (SQ)
Hier können die Vorlagen und Spendenquittungs-Vorlagen direkt mit der voreingestellten Textverarbeitung aufgerufen, bearbeitet und ggf. unter neuem Namen gespeichert werden. Sie erscheinen dann in der Vorlagenauswahl.

Kontenplan

Die Übersicht gibt den gespeicherten Kontenplan aus, der dem Diensthandbuch und der Statistik III unserer Kirche entspricht, erweitert um einige Konten, die ich z.Zt. selbst benutze. Bei Fehlbenutzung von "Alles/Ändern" oder "Löschen" kommt eine Fehlermeldung (z.B. wenn auf ein zu löschendes Konto schon gebucht wurde).
Neueintrag bzw. Alles/Ändern: EmK-Benutzer: löschen Sie keine Hauptkonten (erkennbar an Hauptkonto=Kontonummer), sonst entspricht ihre Buchführung nicht mehr unserem Diensthandbuch und die Jahresstatistik wird verkehrt. Legen Sie - wenn nötig - statt dessen weitere vier- oder fünfstellige neue Kontonummern mit den entsprechenden Bezeichnungen an. Die ersten drei Stellen bezeichnen dann jeweils das zugehörige Hauptkonto. Bei "Direktbuchung" entscheiden Sie, ob auf dieses Konto direkt gebucht werden darf, oder ggf. nur auf zugehörige Unterkonten. Bei "GemeindeNoetig" bestimmen Sie, ob zur Buchung auf dieses Konto eine Gemeinde angegeben werden muß. Bei "MZNoetig" = "ja" muß ein Spendername mit MZ aus der Gemeindekartei zur Buchung angegeben werden. Bei "GrundstueckNoetig" ein Grundstück. "Soll/HabenMoeglich" verstehen sich von selbst. Es gab dazu im Oktober 1998 ein Rundschreiben unserer Kirchenkanzlei, in dem solche Vorschriften erklärt waren und eine Tabelle für die einzelnen Konten beigefügt war.

Abkürzungen

Diese Tabelle dient dazu, auf einfache und flexible Weise eindeutige Gruppen in der Gemeindekartei zu bilden. In bestimmten Feldern der Gemeindekartei (z.B. "Mitarbeit", "Verantwortung") dürfen nur hier definierte Abkürzungen verwendet werden (vgl. auch Optionen). Die vergebenen Abkürzungen müssen eindeutig sein (damit man eindeutig nach ihnen suchen kann). Alles klar? Wenn nein - bei Neueinträgen von Abkürzungen findet eine Prüfung statt, und der Bezirksreiter beschwert sich ggf. über die "schlechte" Abkürzung. Ein Löschen von Abkürzungen ist nur möglich, wenn diese noch nirgendwo in den entsprechenden Feldern der Gemeindekartei verwendet wurden.
Warum ein so "seltsames" System von Gruppenzuordnungen? Ich habe lange darüber nachgedacht: Mir waren Menüauswahlen u.ä. einfach zu kompliziert zu programmieren und zu bedienen (!), außerdem lassen sie sich nicht so flexibel anpassen. Wer sich einmal an das Arbeiten mit den Platzhaltern "?" (ein beliebiges Zeichen) "*" (mehrere beliebige Zeichen) und der NEIN/JA/ODER-Abfrage (vgl. auch Suchmaske) gewöhnt hat, wird damit schnellere und effektivere Abfragen gestalten als mit "festverdrahteten" Menüs. Schauen Sie sich dazu auch die Beispielabkürzungen in der "musterkartei" an.

Zuordnungen

Diese Funktion wird für das EmK-Adressenverzeichnis gebraucht und dient dort für die Anzeige von Einrichtungen, Aufgaben und Werken.

Login/Login-Daten

Mit Login wird mir eine Liste der verfügbaren Datenbanken mit zugehörigen Buchungsjahren angezeigt (außer den "internen" Datenbanken "mysql" und "test"). Mit einem Klick bin ich "drin".Login-Daten zeigt mir an, in welcher Datenbank und welchem Buchungsjahr ich mich gerade befinde.

Update-Info (automatischer Update)

Diese Funktion setzt eine bestehende Internet-Verbindung voraus - sonst kommt eine Fehlermeldung. Die aktuell installierte Bezirksreiter-Version wird per Internet verglichen mit der Version auf der Bezirksreiter-Homepage (für Interessierte: dazu dient die Datei "versionsinfo.txt"). Nach der Anzeige der Versionsinformationen kann direkt ein Internet-Update angefordert werden, ggf. eine alte Version - z.B. nach einem mißlungenen Update - wiederhergestellt werden ("weiter zum Update"). Dazu klappt ein neues Fenster mit dem Update-Programm auf.
Folgen Sie einfach den Anweisungen, starten Sie danach den Bezirksreiter noch einmal, so wie gewohnt. Die Daten in den Datenbanken werden durch diese Funktion nicht verändert. Falls das doch nötig sein sollte - erscheinen Anweisungen dazu in "besondere Hinweise".

"Bezirksreiter" / Hilfe

Erklären sich selbst.

Server aus

Diese Funktion ist besonders für Windows-Benutzer wichtig: Vor dem Herunterfahren des Systems ist der Bezirksreiter damit abzuschalten. Bei Windows XP ist das allerdings nicht mehr nötig. Unter Linux kann die Funktion benutzt werden, um - etwa aus Sicherheitsgründen - den Zugriff auf den Bezirksreiter und die Datenbanken zu beenden. Das Browser-Fenster verschwindet dabei nicht, manchmal gibt es noch eine - irrelevante - Fehlermeldung ("Kann die Seite nicht finden" o.ä.).

Allgemeine Tips und Infos

Manuelle Konfiguration, Netzwerkbetrieb und Rechtevergabe: lesen Sie dazu den entsprechenden Abschnitt in der Installationsanleitung.

Wie bringe ich Abfragen (z.B. angezeigte Tabellen) aus dem Bezirksreiter heraus?
=> Markieren Sie ein kleine Stückchen der angezeigten Seite durch Ziehen mit gedrückter Maustaste, benutzen Sie dann die "Save Frame as" /"Rahmen speichern" - Funktion ihres Browser, um das Ganze als schöne HTML-Datei zu speichern, die man dann z.B. mit OpenOffice weiterbearbeiten und ausdrucken kann. Oder sie drucken direkt aus dem Browser (es wäre gut, wenn der Frames zum Drucken auswählen läßt).
Alternative: Sie wählen nach dem Speichern der Abfrage die Funktion CSV-Export.

Wie groß ist die Speicherkapazität des Bezirksreiters und wie betriebssicher ist er?
Der Bezirksreiter kann mehrere Datenbanken mit einer sehr großen Anzahl von Datensätzen verwalten, etwa, wenn ein Pastor fünf Bezirke mit jeweils sechs Gemeinden zu jeweils 10.000 Mitgliedern zu betreuen hat (nein, nein das sind nur Alpträume zum Nachwuchsmangel in unserer Kirche...) Wieviele Datenbanken maximal und wieviel eine Datenbank enthalten darf? Ich weiß es nicht... Die zugrundeliegende Datenbank "MySQL" ist nach Angaben ihres schwedischen Herstellers in diesem Zusammenhang nicht nur kostenlos, sondern auch so robust wie Schwedenstahl (m.W. max. 7 Millionen Datensätze pro Tabelle usw.) und wird u.a. von der NASA eingesetzt.
Ähnliches gilt von der Python-Programmiersprache, die sich bereits in etlichen sog. "unternehmenskritischen" Anwendungen und auf Internet-Servern bewährt hat, wo es auf unterbrechungsfreien 24-Stunden-Betrieb ankommt. Die Grenzen des Bezirksreiters dürften in erster Linie durch die vorhandenen Programmierfehler, meinen Arbeitsspeicher und meine Festplatte festgelegt sein - zumindest unter Linux. Das Windows-Betriebsystem geht meistens etwas früher in die Knie, aber für das Pfarramt reicht es bestimmt...
Der Bezirksreiter produziert nach meiner Erfahrung keine(!) Systemabstürze und er bleibt nicht "hängen" bei Fehleingaben oder Fehlfunktionen - es gibt nicht einmal  "Blaue Bildschirme" unter Windows 95... Nach einem extensiven Gebrauch der Funktionen "Datenbank(Kopie)", Datenbank(neu), "Rücksichern" unter Windows empfehle ich jedoch einen Neustart des Systems.

Autor: Martin Simon, Eibenstock  E-Mail:martin.simon@emk.de

Lizenz: Die Python-Skripte stehen unter der GNU Public License (GPL). Mysql, Python, MysqlDB unter den Lizenzen, die ihnen von ihren jeweiligen Autoren gegeben wurden. Damit ist der Bezirksreiter - soweit ich alle diese Lizenzen verstehe - frei und kostenlos von jedermann zu installieren und weiterzugeben nach Herzenslust. Das einzige, was tatsächlich juristisch untersagt ist: damit Geld zu verdienen...
Ich möchte den "Bezirksreiter" gern als "Preachware" bezeichnen. Ich bitte deshalb unbeschadet der GPL aus Gründen der Fairneß darum, daß die Informationsteile und die Predigt von Rev. George Whitefield nicht entfernt werden.

Garantie und Haftung: Keine. Sorgen Sie für regelmäßige Backups mit der "Sichern"-Funktion... Zum Trost: Meine Kasse und die Kirchenbücher stimmen bisher, wie die Prüfungen zum Jahresanfang ergeben haben, und ich möchte meine Verwaltung z.Zt. keinem anderen Programm anvertrauen.

Für Programmierinteressierte: Hauptprogramm ist verwaltungMainServer.py, das direkt als Unterprogramm von cgiserver_verwaltung.py aufgerufen wird, also als Teil des Server-Prozesses läuft (!) - so erreicht man sogar unter Windows 95 akzeptable Geschwindigkeiten.  Die meisten Funktionen werden über den "funktionsdict" erzeugt - ein kleiner Ansatz zu einem "Factory"(?)-Design-Pattern, vgl. auf andere Weise auch install.py und update.py (für echte Fans objektorientierter Programmierung sicher nicht konsequent genug, dafür aber einfach und ziemlich schnell...). Die Datenbankverbindungen werden pro Datenbank erzeugt und offen gehalten - eine Verbindung ist ein Python-Objekt. verwaltungMainServer.py ist ein "CGI-Programm", das auch von einem "echten" Webserver wie Apache als eigener Prozeß ("echtes" CGI-Programm) gestartet werden kann.
In gemeindeverwaltung.py sind die Klassen, deren Instanzen das Interface zum Datenbankzugriff/Anwendungslogik bilden. Das Webinterface ist weitgehend davon getrennt (Hauptklasse: GemeindeverwaltungWeb), allerdings nicht ganz konsequent, wenn man den CGI-Skript genau betrachtet.
Der Ausdruck "baukonto***" für einige Klassen und Funktionen ist "historisch" gewachsen aus der Entwicklung des Programms: ich verwende es z.Zt. nur für einen Teil unserer Bezirksbuchhaltung, mithin die Baukosten und -einnahmen. Vom Prinzip her ist die FiBu aber für die Gesamtbuchhaltung/Spendenverwaltung eines Gemeindebezirks ausgelegt.

Zum Schluß: In den Modulen finden sich noch so manche Reste von unbearbeiteten,
überkommenen usw. Funktionen. Offensichtlich ist "Bezirksreiter" noch eine Baustelle...