"Bezirksreiter"-Gemeindeverwaltung,
Version 0014
Updater von
früheren Versionen bis 0012: zur Initialisierung unbedingt für
jede Datenbank und Buchungsjahr einmal "Optionen/Grundeinstellungen"
aufrufen!
Benutzen Sie regelmäßig die
"Update-Info"-Funktion, wenn Sie im Internet sind! Auch dann, wenn keine
neue Versionsnummer vorliegt, enthalten die aktualisierten Dateien auf
der Bezirksreiter-Homepage oft nützliche Verbesserungen.
Allgemeine Tips und Infos
Installationsanleitung
Internet-Forum
zum Bezirksreiter - Fragen, Antworten, Anregungen und Kritik
Gemeindekartei
Suchmaske
Achtung, "Bug": Es sollten in die
Datensätze oder die Suchmaske keine Texte aufgenommen werden, die Anführungszeichen enthalten. Z.B. nicht
bei "Bemerkungen" zu Erna Müller schreiben: Hält sich immer
für "mißverstanden" . (Aber wer wird schon solche
häßlichen Bemerkungen speichern...?)
Bei der Eingabe
von Datumswerten in der Maske immer
das Format TT.MM.JJJJ benutzen (inklusive Vornullen, z.B. 01.02.2001).
Es dürfen Platzhalter "*" (viele beliebige
Zeichen) und "?" (ein beliebiges Zeichen) benutzt werden zum
Suchen.Dazu einige Beispiele:
Bei Datumswerten
nur "?" benutzen, also z.B. "Geburtstage": "??.??.2001" - bringt
alle Datensätze mit Geburtstag im Jahr 2001.
"Eiben*" (wie
gesagt: die Anführungszeichen gehören nicht in die Suchmaske, nur
hier in den Erklärungstext!) bei "Wohnort" bringt alle
Datensätze, die in "Eibenstock", "Eibenstöckchen", "Eibenholz" wohnen usw.
Suchen
in Feldern mit Abkürzungen: Will ich alle
Mitglieder meiner Bezirkskonferenz finden, dann gebe ich im Feld
"Verantwortung" einfach "*BK*" ein (wenn BK mein Kürzel für
Bezirkskonferenz ist). Es werden alle gefunden mit "GV Eib; BK; G 4" oder "G 2; BK" usw. Beachte: bei
der letzten Abfrage: es steht ein "*" vor dem gesuchten
Kürzel, und eines danach - denn ich weiß
ja vorher nicht, was noch alles vor oder nach der gesuchten
Abkürzung steht.
Es geht aber auch
einfacher bei den Abkürzungen: In
"Abkürzungs-Feldern" (wie z.B. Gemeindegruppe) kann ich zur Suche
einfach eine einzige
gültige Abkürzung eingeben ohne Platzhalter, z.B. "Vorstand" im
Feld "Verantwortung". Die Abfrage bringt mir dann alle Mitglieder meines
Vorstandes - genauso,
wie ich es intuitiv erwarten würde. Wenn ich präzise
Abfragen mit Platzhaltern will, kann ich das trotzdem tun.
Noch ein letztes
Beispiel: "*feld" in "Wohnort" bringt alle Datensätze, die in "Carlsfeld", "Martinsfeld", "Rudi-Feld" wohnen. "*fel?"
bringt zusätzlich auch "Carlsfels", Martinsfels", "Heidenfelt" - denn jetzt ist
der letzte Buchstabe beliebig, wegen des "?" in der Abfrage. Alles
klar...? Groß-
und Kleinschreibung werden in der Abfrage übrigens nicht
unterschieden.
Spezielle
Abfragen sind möglich durch die Verwendung von großgeschriebenen
Schlüsselwörtern in der Suchmaske: NEIN bringt alle
Datensätze, bei denen das entsprechende Feld nicht besetzt ist.
Beispiel: NEIN im Feld "E-Mail"
bringt alle in der Datenbank, für die keine E-Mail-Adresse
eingetragen ist. (Für Kenner der SQL-Datenbanksprache: es wird
gesucht nach Einträgen mit "-", "", Null, "0000-00-00" - letzteres
für Datumsfelder). Das Gegenteil ist JA: z.B. eingegeben im
Feld "Verantwortung" bringt es alle Gemeindeglieder, die eine beliebige Verantwortung haben
(in Ausschüssen, Vorstand usw.) - nur die "Verantwortungslosen"
werden nicht gezeigt. Kombinationen kann man mit ODER abfragen: "Simon ODER
Müller" im Feld "Nachname" bringt alle, die entweder Simon oder
Müller heißen.
MZ,
Ändern, Löschen u.a.
Die
geheimnisvolle MZ ("Mitgliedszahl") ist
eine eindeutige Nummer("Kundennummer"), die jedem Neueintrag automatisch zugeordnet wird und
für interne Zwecke des Programms genutzt wird. Sie kann aus
Sicherheitsgründen vom Benutzer weder eingetragen noch
verändert werden. LetzteAenderung wird bei jeder
Änderung bzw. bei jedem Neueintrag automatisch auf das aktuelle
Datum gesetzt, BearbeitetVonauf den Benutzernamen
des Bearbeiters. So lassen sich Einträge zurückverfolgen.
Die Suchergebnisse werden angezeigt,
ebenso die Anzahl der gefundenen Datensätze. Mit Alles/Ändern lassen sich
Datensätze komplett anzeigen und ändern. Wichtig ist dabei,
daß (so die Voreinstellung in Optionen ) in den Feldern
"Gemeindegruppe", "Verantwortung" und "Mitarbeit" nur gültige Abkürzungen verwendet werden. Die
Abkürzungen können in diesen Feldern getrennt durch
Leerzeichen, Kommas, Semikola eingetragen werden. "BK; G 5" ist z.B. ein
gültiger Eintrag.
Will man
für den entsprechenden Menschen eine Spende buchen, so wählt man
ihn hier in den Suchergebnissen aus. "Spendenübersicht" und "Kopieren" erklären sich
selbst.
Kann man
Datensätze auch löschen? Eigentlich ist das
nicht vorgesehen: in einem ordentlich
geführten Kirchenbuch wird nicht gelöscht, sondern es werden
Abgangsvermerke eingetragen. Es geht trotzdem: ein Datensatz, bei dem
"geprueft" auf "nein" gesetzt ist, wird in den Suchergebnissen mit
"Löschen"-Option angezeigt. Standardmäßig ist das der
Fall bei allen Datensätzen, die aus einer CSV-Datei importiert
wurden (s.u.), aber man kann diesen Eintrag auch von Hand ändern -
z.B. um einen Fehleintrag zu entfernen.
CSV-Export,
Serienbriefe
Die gefundenen
Datensätze kann ich als
CSV-Datei (tabulatorgetrennt) abspeichern und mit
jeder Tabellenkalkulation weiterverarbeiten.
Mit den
gefundenen Datensätzen kann ich aber auch eine Serienbrieffunktion füttern. -
Vorher ist unter Optionen, Feld
"Textverarbeitung" der Pfad einzutragen, der meine
RTF-fähige-Lieblingstextverarbeitung aufruft (OpenOffice für
Linux und Windows, MS-Word nur für Windows...): also z.B.
"/home/ichselbst/OpenOffice.org/soffice" (Linux) oder
"c:/MSOffice/Winword/winword.exe" (Windows 9x, ME...). Unter Windows wird
die registrierte Standard-RTF-Textverarbeitung aufgerufen(Word, Notepad...).
Die Zuordnung
von RTF-Dateien (und anderen Dateien) läßt sich z.B. unter
Windows XP so ändern: Mit der rechten
Maustaste auf eine beliebige RTF-Datei klicken, dann "Öffnen mit",
dann "Programm wählen". Vor dem Bestätigen das Häkchen
"immer mit diesem Programm öffnen" wählen.
Weiterhin wird
unter "Optionen" ein "Serienbriefverzeichnis" eingetragen, wo ich meine
Vorlagen im RTF-Format oder im SXW-Format (OpenOffice) speichern kann. Vielleicht
funktionieren ja schon die mitgelieferten Voreinstellungen der
"musterkartei"...- Durch die
Häkchen kann ich einzelne Datensätze abwählen. Dann:
"Auswahl speichern". Anschließend "Serienbrieffunktion"
wählen. Dort: bei Klicken auf den Dokumentnamen bekomme ich das
Dokument (z.B. einen einzelnen Patenschein) mit meiner gewählten
Textverarbeitung direkt angezeigt.
Bei der Auswahl von mehreren Datensätzen wird immer der erste
Serienbrief aus der Liste angezeigt. Nach dem Wegklicken
der Textverarbeitung kommt dann die Aufforderung "Serienbriefe
speichern", die zu wählen ist, wenn man in der Vorschau keine
Fehler entdeckt hat.
Ausdrucken, wenn
kein OpenOffice installiert ist: Windows: im
Explorer alle in meinem Serienbriefverzeichnis auswählen, rechte
Maustaste Auswahl "Drucken". Probieren Sie es aus
- in der Praxis ist es einfacher als in der Beschreibung!
Ausdrucken, wenn
das kostenlose(!) OpenOffice installiert ist (empfohlen für Linux
und Windows):
Auf "Ausdrucken mit OpenOffice" klicken - die Dokumente werden mit dem
Standarddrucker für OpenOffice gedruckt. Informationen zu
OpenOffice auf Nachfrage bei mir oder direkt auf der OpenOffice-Homepage. Wenn
ich eine Vorlage im OpenOffice-"SXW"-Format gewählt habe, werden
in der Vorschau direkt alle Serienbriefe als ein einziges Dokument
angezeigt - sie können direkt aus OpenOffice heraus ausgedruckt
werden.
Serienbriefe / Spendenquittungen aus Vorlagen im SXW-Format können
auch im PDF-Format angezeigt werden - beachten Sie den Link bei der
Auswahl.
Die Vorlagen zur
Serienbrieffunktion sollen folgende Kriterien erfüllen: es
müssen RTF-Dokumente oder SXW-Dokumente (OpenOffice) sein. Die
meisten gängigen Textverarbeitungen erlauben das Speichern von
Dokumenten im RTF-Format. Dateinamen, die mit
"Spenden" oder "spenden" beginnen, werden automatisch nur unter der
Funktion für Spendenquittungen angezeigt, obwohl sie sich im
normalen Vorlagenverzeichnis befinden.
Dort, wo
später die Daten eingesetzt werden sollen, kommt "TFA-Vorname-TFE" usw. hinein ("TFA
-" für "Textfeldanfang", "-TFE" für "Textfeldende"). Achten
Sie auf die genaue Schreibweise der Datenbankfelder ("Strasse", nicht
"Straße"..., so wie in der Eingabemaske)! Und: Schauen Sie sich
dazu auch die mitgelieferte Vorlagen "PatenscheinMuster.rtf" bzw.
"emk_briefkopf.rtf" und "musterbrief_bezirksreiter_openoffice.sxw" usw.
an.
Wenn Sie Tabellen für Reports erstellen
wollen, verwenden Sie eine Tabelle, bei der eine Zeile "Multi:TFA-Vorname-TFE" etc.
enthält. Diese Zeile wird für jeden Datensatz wiederholt
(vgl. den Musterbrief). Dies ist nur
möglich für Vorlagen im SXW-Format.
Besondere
Ersetzungen mit eigenen Schlüsselwörtern (Groß- und
Kleinschreibung bei den Schlüsselwörtern beachten):
- TFA-AnredeFoermlich-TFE: "Herrn" / "Frau" (abhängig
vom eingetragenen Geschlecht)
- TFA-GeschlechtFoermlich-TFE:
"Herr" / "Frau" (s.o.)
- TFA-AnredePronomen-TFE: "er" / "sie"
- TFA-AnredeGemeindeKurz-TFE:
"Brd." / "Schw."
- TFA-AnredeGemeindeLang-TFE:
"Bruder" / "Schwester"
- TFA-AnredeBrief-TFE:
"Lieber" / "Liebe"
- TFA-AnredeBriefFoermlich-TFE:
"Sehr geehrter Herr" / "Sehr geehrte Frau"
- TFA-heute-TFE: aktuelles Datum
- TFA-Buchungsjahr-TFE: aktuelles Buchungsjahr
- TFA-Spendensumme-TFE: Spendensumme für alle
ausgewählten Spendenquittungen (s.u.)
- TFA-Spendername-TFE: Spendername in der Form "Nachname,
Vorname" für Spendenquittungen (s.u.)
- TFA-Konto/Belegdatum/Betrag/Squittung_noetig-TFE: die
entsprechenden Werte aus einer Spendenbuchung für Spendenquittungen
Eigene Vorlagen können gut auf
der Basis der mitgelieferten erstellt werden. Achten Sie darauf,
möglichst keine verlinkten
Grafiken
einzubinden, sondern diese mit dem Dokument zu speichern (z.B. für
Briefköpfe). Insbesondere bei OpenOffice-Dokumenten ist das bei
Schwarzweiß-Grafiken kein großer Platzaufwand, weil
OpenOffice seine Dokumente sehr effektiv komprimiert.
E-Mail-Rundschreiben
Mit den
gefundenen Datensätzen kann ich auch ein E-Mail-Rundschreiben
(z.zT. noch ohne Dateianhänge) erstellen. Dazu ist vorher unter Optionen/Grundeinstellungen der E-Mail-Server
korrekt einzutragen und eine Internet-Verbindung herzustellen. Noch
einfacher ist es, wenn Sie über dem E-Mail-Formular einfach auf
"hier" klicken - Sie können das Rundschreiben direkt aus Ihrem
E-Mail-Standardprogramm heraus verschicken, die Adressen werden
automatisch übernommen.
Verschiedenes
Namensliste,
Geburtstagsliste, Druckliste, Neueintrag: erklären sich
weitgehend selbst. Beim Neueintrag wie bei der Änderung auf
gültige Abkürzungen achten. Namensliste
und Druckliste bringen nur die nichtabgegangen Kirchenglieder und -
angehörigen. Für Listen z.B. der Kinder, aller Abgegangenen
usw. ist der Aufruf per Suchmaske zu verwenden.
Statistik: Gibt eine
Übersicht über die Veränderungen und Gliederzahlen des
aktuellen (Buchungs-)Jahrs in der Gemeindekartei, ähnlich der
Statistik I unserer Kirche.
PDF-Liste: Diese Funktion ist
z.zT. nur für das EmK-Adressenverzeichnis eingerichtet. Sie erzeugt
aus der Datenbank eine Druckvorlage des gesamten
EmK-Adressenverzeichnissses, wahlweise DIN A4 oder DIN A5.
Ungeprüfte: hier werden - spez.
nach einem Datenimport - alle importierten
Datensätze angezeigt, die noch den Vermerkt "geprueft" = "nein"
tragen. Diese Datensätze sind von Hand aufzurufen, zu
überprüfen und anschließend "geprueft" auf "ja" zu
setzen.
FiBu
Sie ist auf
unsere Ev.-meth. Kirche zugeschnitten, da vieles durch unser
Diensthandbuch vorgegeben ist. Der Kontenrahmen ist allerdings als
Tabelle in der Datenbank gespeichert, also auswechselbar. Bei
der Version 0013 ist bereits eine einfache Buchführung
(Einnahmen/Ausgaben) implementiert, die für andere Kirchen und
Gemeinschaften verwendbar ist. Loggen Sie sich dazu in die Datenbank
"musterevang" ein, der Bezirksreiter erkennt den Typ der Datenbank und
schaltet auf einfache Buchführung um.
Die Beträge werden
in "angelsächsischer Notation" eingetragen, also mit Dezimalpunkt,
nicht -komma! "85,10"
wird nicht akzeptiert, nur "85.10". Wenn es keine Cent-Beträge
gibt, reicht auch "85".
Beim Buchen: Buchungsnummer,
Buchungsdatum, BearbeitetVon und Belegnummer werden automatisch erzeugt.
Belegdatum ist obligatorisch einzutragen. Spendenauswertung: Dazu sind
unter "Optionen" im Feld "SQuittung_Konten" die Kontonummern
einzutragen, die berücksichtigt werden sollen, getrennt durch
Spaces. z.B.: "301 302 3051 3052".
Bei der Buchung von Spenden ist am einfachsten
mit "Suchmaske" der Spender zu suchen, dann beim gefundenen Eintrag mit
"Spende" das Buchungsformular auszufüllen. Vor einer
Spendenbuchung muß der Spender in der Gemeindekartei eingetragen
sein - notfalls unter Status="Spender(extern)".
Die Buchung von
Monatsbeiträgen: wie bei Spenden,
aber beim gefundenen Eintrag aus der Gemeindekartei auf "Monatsbeitrag"
klicken. Es wird - wenn vorhanden - der letzte gebuchte Monatsbeitrag
als Vorlage angezeigt, ansonsten eine leere Spendenbuchung.
Für das
Handwerk der Doppelten Buchhaltung an sich verweise ich auf
entsprechende Schulungen und Handreichungen unserer Kirche oder die
Fachliteratur zur Buchführung. Wer schon Erfahrungen
mit anderen FiBu-Programmen hat, tut sich leichter...
Nur wenige
Hinweise: Durch die Verwendung von mehreren (max. je 3) Soll- und
Habenkonten sind sog. "Splitbuchungen" möglich. Z.B.:
Darlehensrückzahlung 50 EUR / Zinsen 50 EUR Soll "an" Gemeindekonto
100 EUR Haben (sehen Sie - ich beherrsche die Buchhalter-Fachsprache,
aber viel mehr verstehe ich davon nicht...). Man kann - aber man muß nicht - alle drei
Konten ausnutzen. Wer mehr als 2x3 Konten pro Buchung braucht, möge
aus einer Buchung mehrere Buchungen machen, seine Buchungen weniger
kompliziert gestalten, oder sich an mich wenden. Die Stornofunktion (und hoffentlich so
manches andere...) entspricht den "Grundsätzen
ordnungsgemäßer Buchhaltung" (GoB): ein Löschen
einer Buchung ist nur unmittelbar nach Buchungsvorgang möglich,
sonst muß die Buchung mittels "Storno" zurückgebucht werden. Sog.
"Stapelbuchungen" sind nicht möglich. Nach jeder Eingabe
erfolgt eine Prüfung des Buchungssatzes,
die u.U. noch manche Eingabefehler aufdeckt oder Fragen/Warnhinweise
ausgibt. Erst wenn alle Fehler beseitigt sind, wird die Buchung
akzeptiert. Die - für jedes Buchungsjahr und Datenbank eindeutige - automatisch erzeugte
Belegnummer ist auf dem zugehörigen Buchungsbeleg einzutragen, wieder
gemäß GoB ("Keine Buchung ohne Beleg"), und dient der
eindeutigen Zuordnung von Buchung und Beleg.
Die Buchhaltung ist
elektronisch auswertbar für Prüfungen z.B. durch
Steuerbehörden, da alle
Buchungssätze in der weit verbreiteten SQL-Datenbanksprache
ausgegeben werden können (in dieser Sprache sind auch die
Backup-Dateien gesichert - und zwar im SQL-Klartext).
Die Übersicht zeigt alle Buchungen
nach Belegnummern sortiert an. Hier können einzelne Buchungen
storniert oder als Vorlage gespeichert werden. Diese können dann im
Punkt Vorlagenwieder aufgerufen
werden.
Buchungsjahr(neu) erzeugt ein neues
Buchungsjahr aus dem bisherigen - dabei wird um genau ein Jahr
weitergezählt. Die Buchungstabelle ist leer, alles andere
(einschließlich der Gemeindekartei, des Kontenplans, der
Vorlagen...) usw. wird übernommen. Durch das Erzeugen
eines neue Buchungsjahres wird das bisherige unter "Optionen" als
"abgeschlossen" gekennzeichnet.
FiBu-Statistik
Report gibt ein einfaches
Journal aus. Einzelne Buchungen können vollständig angezeigt
werden durch Klicken auf die Belegnummern.
Konten und Hauptkonten geben eine
Übersicht ähnlich der Statistik III unserer Kirche. Stornierte Buchungen erscheinen nur in
Übersicht und Report, nicht in den Konten-Statistiken und
Spendenübersichten, da diese sonst in falscher Weise
"aufgeblähte" Umsätze melden würden.
Beim Aufrufen
eines einzelnen Kontos oder Hauptkontos besteht die Möglichkeit,
sich Buchungen und Summen geordnet
nach Gemeinden oder Grundstücken anzeigen zu lassen
(wichtig z.B., wenn man sich den Grundstücksbericht
unserer Kirche
erstellen will, oder z.B. eine Übersicht
von Monatsbeiträgen einer einzelnen Gemeinde).
Speziell der
Grundstücksbericht mit Einnahmen und Ausgaben kann aber auch
einfach über die Funktion Grundstücke aufgerufen werden.
Spendenquittungen
Spenden zeigt alle Spenden an, die in
einem Buchungsjahr gegeben wurden. Spendenquittungen zeigt nur die Spenden
an, bei denen unter "Squittung_noetig" "kirchlich" oder "mildtätig"
eingetragen wurde und zu denen noch keine Spendenquittung erstellt
wurde. Die Quittungen sind geordnet nach Spendern.
Zum Erstellen von
Spendenquittungen betätigen Sie
anschließend in der Anzeige der Spenden den "Spendenquittungen
für Auswahl"-Button an. Alle Spenden, für die laut Buchung und
Registrierung eine Quittung zu erstellen ist, haben bereits ein
Häkchen. Sie können nun noch individuell zu- oder
abwählen.
Beachten Sie,
daß sie Spendenquittungen für eine Spende nur einmal ausgeben
dürfen, sonst
sind sie - manuell - als "Zweitschrift" zu kennzeichnen. Beachten Sie
grundsätzlich, daß jede Spendenquittung eine Buchung in der
FiBu als Gegenstück haben muß - die Finanzämter
kontrollieren von Zeit zu Zeit auch kirchliche und diakonische
Einrichtungen auf korrekte Buchführung! Wenn es nicht
ausdrücklich anders gewünscht wird, erstellen Sie
möglichst die Spendenquittungen erst am Ende des Jahres, wenn das
Buchungsjahr abgeschlossen wurde. Es sind zweierlei
Vorlagen mitgeliefert, von denen eine -
"spendenbescheinigung_detail.rtf/sxw" auch die Einzelübersicht der
Spenden und Beiträge bringt, wie sie von einigen Finanzämtern
verlangt wird. Wie die Vorlagen zu den Spendenquittungen aufgebaut sind,
entnehmen Sie den mitgelieferten Mustern. Zu den entsprechenden
Schlüsselworten schauen Sie bitte unter "Serienbriefe".
Nach dem
Ausdruck und dem Wegklicken der angezeigten Quittung werden Sie gefragt,
ob Sie die Spendenquittung(en) registrieren wollen (Eintrag von
"Squittung_erstellt"="ja" in der entsprechenden Buchung). Alle auf dem
Ausdruck enthaltenen Spenden erscheinen nach einer Registrierung nicht
mehr in der Auswahl "Spendenquittungen". "Mogeln" können Sie im
Notfall trotzdem - indem Sie in der Auswahl "Spenden" einfach alle
Häkchen anwählen, die Sie drucken wollen (unter Beachtung der
o.g. gesetzlichen Vorschriften).
SQL-Direkt
Für Leute,
die die SQL-Sprache der MySQL-Datenbank verstehen oder nach genauer
Anleitung einen SQL-Befehl eingeben. Für Wartungsaufgaben und
Spezialabfragen. Vorsicht bei Gebrauch -anwählen und den
Warnhinweis lesen!
Sichern
/ Rücksichern
Diese Funktion
dient zum Sichern der gesamten Datenbank, in die man gerade eingeloggt
ist. (Der Bezirksreiter kann viele Datenbanken
verwalten!) Dies geschieht als sog. SQL-Datei, die mit Datenbankname,
Zusatz "Backup", Datum und Uhrzeit gekennzeichnet wird. Das braucht
weniger Platz, als man denkt...
Bei
"Rücksichern" werden dann alle Sicherungsdateien im
Sicherungverzeichnis (s. Optionen) angezeigt, die zur
gerade bearbeiteten Datenbank passen - geprüft wird der Name der
Sicherungsdatei. Angezeigt wird z.B. für "musterkartei" jede Datei
im Sicherungsverzeichnis, die "musterkarteibackup.....sql" heißt. Die Sicherungsdateien
sind plattformunabhängig - unter Linux erzeugte Dateien können
von einem Windows-Bezirksreiter eingelesen werden und umgekehrt.
Beachten Sie beim Plattformwechsel ggf. neue Einstellungen unter
"Optionen". Sie
können auch verwendet werden, um ganze Datenbanken von einem
Rechner zum anderen zu übertragen usw.... Dateien mit dem Namen
"update....sql" können für spätere Updates der
Datenbankstruktur eingelesen werden.
Datenimport
Zum Import von
CSV-Tabellen in die Gemeindekartei unter Optionen die
Datei inklusive Pfad eintragen, aus der importiert werden soll. Die
Tabelle muß nicht alle Spalten haben, die das Programm als
Kennzeichen vorsieht, aber die Schreibweise der
Spaltenüberschriften muß exakt mit denen in der Eingabemaske
übereinstimmen. Man stelle Versuche mit dem mitgelieferten
"importmuster.txt" an.
z.B. könnte eine Tabelle mit den Spaltenköpfen "Nachname",
"Vorname", "Strasse" eingelesen werden. Datumswerte werden in allen
Feldern (außer Fax, Telefon, EMail, MZ) automatisch erkannt und
zur internen Weiterverarbeitung in ISO-Strings JJJJ-MM-TT ("2001-10-10")
umgewandelt. Intern wird allerdings nur für "Geburtstag" von MySQL
das Datumsformat verwendet, ansonsten Strings. (Unter "getauft"
könnte also auch stehen: "ja, aber ich habe meine Taufurkunde
verloren") Datumswerte zum Importieren dürfen das Format TT.MM.JJJJ
("10.10.2001") oder TT/MM/JJJJ ("10/10/2001") oder
TT.MonatalsvollerName.JJJJ ("10. Oktober 2001") haben. Die einzelen
Felder der Tabelle müssen durch Tabulatoren getrennt sein -
einzustellen bei den meisten Tabellenkalkulationen im "Speichern
als"-Dialog. Sog. Feldtrenner (" oder ') werden ignoriert und nicht
übernommen. Wenn alles geklappt hat, ist anschließend die
Tabelle in der Datenbank unter "Ungeprüfte" zu finden.
Ungeprüfte Daten dürfen auch noch gelöscht werden,
solange das Feld "geprueft" noch nicht auf "ja" gesetzt wurde.
Datenexport
Speichert die
Gemeindekartei als CSV-Datei im Vorlagenverzeichnis (s. Optionen) , die dann mit
jeder Tabellenkalkulation wie "StarOffice" oder "Excel" eingelesen
werden kann.
Datenbank(neu),
Datenbank(leer)
Erklären
sich selbst.
Optionen
Grundeinstellungen
Buchungsjahr: Wird automatisch
erzeugt durch "Buchungsjahr(neu)", kann nicht geändert werden.
abgeschlossen: Bei "ja" gibt es beim
Login eine Warnung aus, bei "nein" eine Warnung beim Erstellen von
Spendenquittungen.
Unter Gemeinden können die
Gemeinden eingetragen werden, unter Grundstuecke die Grundstücke
(nötig für die FiBu, da bestimmte Konten ein Grundstück
verlangen, wenn auf sie gebucht werden soll). Sie sind durch Leerzeichen
zu trennen ("Eibenstock Carlsfeld Steinbach Wildenthal").
SQuittungs_Konten verlangt die Angabe
von Kontonummern aus dem Kontenplan, die bei der
Spendenübersicht berücktsichtigt werden sollen(wichtig
für das Erstellen von Spendenquittungen!). Sie sind durch
Leerzeichen zu trennen ("350 3501").
In Abk_Gemeindekartei werden die
Datenbankfelder eingetragen, in denen in der Gemeindekartei nur
spezielle Abkürzungen verwendet werden
dürfen. Dadurch können auf einfache Weise exakt definierte
Gruppen wie Ausschüsse usw. zugewiesen und mit Suchmaske gesucht
werden. Sie sind durch Leerzeichen zu trennen ("Gemeindegruppe
Verantwortung Mitarbeit").
Abk_Gesangbuch ist eine Vorbereitung
für eine evtl. Erweiterung und hat z.Zt. noch keine Funkion.
Im Sicherungsverzeichnis wird das Verzeichnis
angegeben, in dem die Sicherungsdateien gespeichert werden.
Im Serienbriefverzeichnis speichere ich meine
Vorlagen im RTF-Format oder im SXW-Format. In einem Unterverzeichnis
"landen" dann auch die erzeugten Serienbriefe - das genaue Verzeichnis
wird angezeigt.
Das Datenbankverzeichnis ist nur für
Windows relevant: hier wird die MySQL-Datenbank standardmäßig
im Verzeichnis "c:/mysql/bin" installiert. Das kann geändert
werden, falls notwendig.
Unter Importdatei wird der komplette
Pfad angegeben, aus der eine CSV-Datei in die Gemeindekartei importiert werden soll. Also
z.B.: "/home/ichselbst/Bezirksreiter/Bezirksreiter/importmuster.txt"
(Linux) oder "c:/Bezirksreiter/Bezirksreiter/importmuster.txt"
(Windows). Die Voreinstellung der "musterkartei" funktioniert mit der
mitgelieferten Datei "importmuster.txt".
Einzelplatz ist z.Zt. immer auf
"ja" gesetzt zu lassen. Möglicherweise wird dieses Feld in
künfigen Versionen ersetzt.
Textverarbeitung gibt den Pfad zu
meinem Textverarbeitungsprogramm an, das bei der
Serienbrieffunktion/EinzelDirekt automatisch gestartet wird. So
können direkt aus dem laufenden Bezirksreiter einzelne Dokumente
angezeigt werden. Bei mehreren Serienbriefen ist anders zu
verfahren.
EMailServer: tragen Sie hier den
Server ihres Internet-Providers für ausgehende Mail ein (Beispiel
von T-Online: "mailto.btx.dtag.de" - schauen Sie in der Konfiguration
ihres normalen E-Mail-Programms nach). Beim Betrieb auf einem
Internetserver ist sehr wahrscheinlich "localhost" die richtige
Einstellung.
DruckAnzahl ist die Anzahl der
Dateien, die beim automatischen Ausdruck von Serienbriefen gleichzeitig
an OpenOffice übergeben werden. Der voreingestellte Wert ist 5,
höhere Werte bis zu 8 sind erprobt und beschleunigen das
Ausdrucken. Höhere Werte können allerdings dazu führen,
daß Serienbriefe "verschluckt" werden - probieren Sie es aus auf
Ihrem System!
Vorlagen
/ (SQ)
Hier können die
Vorlagen und Spendenquittungs-Vorlagen direkt mit der voreingestellten
Textverarbeitung aufgerufen, bearbeitet und ggf. unter neuem Namen
gespeichert werden. Sie erscheinen dann in der Vorlagenauswahl.
Kontenplan
Die Übersicht gibt den
gespeicherten Kontenplan aus, der dem Diensthandbuch und der Statistik
III unserer Kirche entspricht, erweitert um einige Konten, die ich z.Zt.
selbst benutze. Bei Fehlbenutzung von "Alles/Ändern" oder
"Löschen" kommt eine Fehlermeldung (z.B. wenn auf ein zu
löschendes Konto schon gebucht wurde).
Neueintrag bzw.
Alles/Ändern: EmK-Benutzer: löschen Sie
keine Hauptkonten (erkennbar an Hauptkonto=Kontonummer), sonst entspricht
ihre Buchführung nicht mehr unserem Diensthandbuch und die
Jahresstatistik wird verkehrt. Legen Sie - wenn nötig - statt
dessen weitere vier- oder
fünfstellige neue Kontonummern mit
den entsprechenden Bezeichnungen an. Die ersten drei Stellen bezeichnen
dann jeweils das zugehörige Hauptkonto. Bei "Direktbuchung"
entscheiden Sie, ob auf dieses Konto direkt gebucht werden darf, oder
ggf. nur auf zugehörige Unterkonten. Bei "GemeindeNoetig" bestimmen
Sie, ob zur Buchung auf dieses Konto eine Gemeinde angegeben werden
muß. Bei "MZNoetig" = "ja" muß ein Spendername mit MZ aus
der Gemeindekartei zur Buchung angegeben werden. Bei "GrundstueckNoetig"
ein Grundstück. "Soll/HabenMoeglich" verstehen sich von selbst. Es
gab dazu im Oktober 1998 ein Rundschreiben unserer Kirchenkanzlei, in
dem solche Vorschriften erklärt waren und eine Tabelle für die
einzelnen Konten beigefügt war.
Abkürzungen
Diese Tabelle
dient dazu, auf einfache und flexible Weise eindeutige Gruppen in der
Gemeindekartei zu bilden. In bestimmten Feldern der Gemeindekartei (z.B. "Mitarbeit",
"Verantwortung") dürfen nur hier definierte Abkürzungen
verwendet werden (vgl. auch Optionen). Die
vergebenen Abkürzungen müssen eindeutig sein (damit man
eindeutig nach ihnen suchen kann). Alles klar? Wenn nein - bei
Neueinträgen von Abkürzungen findet eine Prüfung statt,
und der Bezirksreiter beschwert sich ggf. über die "schlechte"
Abkürzung. Ein Löschen von Abkürzungen ist nur
möglich, wenn diese noch nirgendwo in den entsprechenden Feldern
der Gemeindekartei verwendet wurden.
Warum ein so "seltsames" System von Gruppenzuordnungen? Ich habe
lange darüber nachgedacht: Mir waren Menüauswahlen u.ä.
einfach zu kompliziert zu programmieren und zu bedienen (!),
außerdem lassen sie sich nicht so flexibel anpassen. Wer sich
einmal an das Arbeiten mit den Platzhaltern "?" (ein beliebiges Zeichen)
"*" (mehrere beliebige Zeichen) und der NEIN/JA/ODER-Abfrage (vgl.
auch Suchmaske) gewöhnt hat, wird
damit schnellere und effektivere Abfragen gestalten als mit
"festverdrahteten" Menüs. Schauen Sie sich dazu auch die
Beispielabkürzungen in der "musterkartei" an.
Zuordnungen
Diese Funktion
wird für das EmK-Adressenverzeichnis gebraucht und dient dort
für die Anzeige von Einrichtungen, Aufgaben und Werken.
Login/Login-Daten
Mit Login wird mir eine Liste
der verfügbaren Datenbanken mit zugehörigen Buchungsjahren
angezeigt (außer den "internen" Datenbanken "mysql" und "test").
Mit einem Klick bin ich "drin".Login-Daten zeigt mir an, in
welcher Datenbank und welchem Buchungsjahr ich mich gerade befinde.
Update-Info
(automatischer Update)
Diese Funktion
setzt eine bestehende Internet-Verbindung voraus - sonst kommt eine
Fehlermeldung. Die aktuell installierte Bezirksreiter-Version wird per
Internet verglichen mit der Version auf der Bezirksreiter-Homepage
(für Interessierte: dazu dient die Datei "versionsinfo.txt"). Nach
der Anzeige der Versionsinformationen kann direkt ein Internet-Update
angefordert werden, ggf. eine alte Version - z.B. nach einem
mißlungenen Update - wiederhergestellt werden ("weiter zum
Update"). Dazu klappt ein neues Fenster mit dem Update-Programm auf.
Folgen Sie einfach
den Anweisungen, starten Sie danach den Bezirksreiter noch einmal, so
wie gewohnt. Die Daten in den
Datenbanken werden durch diese Funktion nicht verändert. Falls das doch
nötig sein sollte - erscheinen Anweisungen dazu in "besondere
Hinweise".
"Bezirksreiter"
/ Hilfe
Erklären
sich selbst.
Server
aus
Diese Funktion
ist besonders für Windows-Benutzer wichtig: Vor dem
Herunterfahren des Systems ist der Bezirksreiter damit abzuschalten. Bei
Windows XP ist das allerdings nicht mehr nötig. Unter Linux kann
die Funktion benutzt werden, um - etwa aus Sicherheitsgründen -
den Zugriff auf den Bezirksreiter und die Datenbanken zu beenden. Das Browser-Fenster
verschwindet dabei nicht, manchmal gibt es noch eine - irrelevante -
Fehlermeldung ("Kann die Seite nicht finden" o.ä.).
Allgemeine
Tips und Infos
Manuelle Konfiguration, Netzwerkbetrieb und
Rechtevergabe: lesen Sie dazu den
entsprechenden Abschnitt in der Installationsanleitung.
Wie bringe ich Abfragen (z.B. angezeigte Tabellen) aus dem
Bezirksreiter heraus? => Markieren Sie
ein kleine Stückchen der angezeigten Seite durch Ziehen mit
gedrückter Maustaste, benutzen Sie dann die "Save Frame as"
/"Rahmen speichern" - Funktion ihres Browser, um das Ganze als
schöne HTML-Datei zu speichern, die man dann z.B. mit OpenOffice
weiterbearbeiten und ausdrucken kann. Oder sie drucken direkt aus dem
Browser (es wäre gut, wenn der Frames zum Drucken auswählen
läßt).
Alternative: Sie
wählen nach dem Speichern der Abfrage die Funktion CSV-Export.
Wie groß
ist die Speicherkapazität des Bezirksreiters und wie betriebssicher
ist er? Der Bezirksreiter
kann mehrere Datenbanken mit einer sehr großen Anzahl
von Datensätzen verwalten, etwa, wenn ein Pastor fünf Bezirke
mit jeweils sechs Gemeinden zu jeweils 10.000 Mitgliedern zu betreuen
hat (nein, nein das sind nur Alpträume zum Nachwuchsmangel in
unserer Kirche...) Wieviele Datenbanken maximal und wieviel eine
Datenbank enthalten darf? Ich weiß es nicht... Die
zugrundeliegende Datenbank "MySQL" ist nach Angaben ihres schwedischen
Herstellers in diesem Zusammenhang nicht nur kostenlos, sondern auch so
robust wie Schwedenstahl (m.W. max. 7 Millionen Datensätze pro
Tabelle usw.) und wird u.a. von der NASA eingesetzt.
Ähnliches
gilt von der Python-Programmiersprache, die sich bereits in etlichen
sog. "unternehmenskritischen" Anwendungen und auf Internet-Servern
bewährt hat, wo es auf unterbrechungsfreien 24-Stunden-Betrieb
ankommt. Die Grenzen des Bezirksreiters dürften in erster Linie
durch die vorhandenen Programmierfehler, meinen Arbeitsspeicher und
meine Festplatte festgelegt sein - zumindest unter Linux. Das
Windows-Betriebsystem geht meistens etwas früher in die Knie, aber
für das Pfarramt reicht es bestimmt...
Der Bezirksreiter
produziert nach meiner Erfahrung keine(!) Systemabstürze und er
bleibt nicht "hängen" bei Fehleingaben oder Fehlfunktionen - es
gibt nicht einmal "Blaue Bildschirme" unter Windows 95... Nach
einem extensiven Gebrauch der Funktionen "Datenbank(Kopie)",
Datenbank(neu), "Rücksichern" unter Windows empfehle ich jedoch
einen Neustart des Systems.
Autor: Martin
Simon, Eibenstock E-Mail:martin.simon@emk.de
Lizenz: Die Python-Skripte
stehen unter der GNU Public License (GPL). Mysql, Python, MysqlDB unter
den Lizenzen, die ihnen von ihren jeweiligen Autoren gegeben wurden.
Damit ist der Bezirksreiter - soweit ich alle diese Lizenzen verstehe -
frei und kostenlos von jedermann zu installieren und weiterzugeben nach
Herzenslust. Das einzige, was tatsächlich juristisch untersagt ist:
damit Geld zu verdienen...
Ich möchte
den "Bezirksreiter" gern als "Preachware" bezeichnen. Ich bitte deshalb
unbeschadet der GPL aus Gründen der Fairneß darum, daß
die Informationsteile und die Predigt von Rev. George Whitefield nicht
entfernt werden.
Garantie und
Haftung: Keine. Sorgen Sie für
regelmäßige Backups mit der "Sichern"-Funktion... Zum Trost:
Meine Kasse und die Kirchenbücher stimmen bisher, wie die
Prüfungen zum Jahresanfang ergeben haben, und ich möchte meine
Verwaltung z.Zt. keinem anderen Programm anvertrauen.
Für
Programmierinteressierte: Hauptprogramm ist
verwaltungMainServer.py, das direkt als Unterprogramm von
cgiserver_verwaltung.py aufgerufen wird, also als Teil des
Server-Prozesses läuft (!) - so erreicht man sogar unter Windows 95
akzeptable Geschwindigkeiten. Die meisten Funktionen werden
über den "funktionsdict" erzeugt - ein kleiner Ansatz zu einem
"Factory"(?)-Design-Pattern, vgl. auf andere Weise auch install.py und
update.py (für echte Fans objektorientierter Programmierung sicher
nicht konsequent genug, dafür aber einfach und ziemlich
schnell...). Die Datenbankverbindungen werden pro Datenbank erzeugt und
offen gehalten - eine Verbindung ist ein Python-Objekt.
verwaltungMainServer.py ist ein "CGI-Programm", das auch von einem
"echten" Webserver wie Apache als eigener Prozeß ("echtes"
CGI-Programm) gestartet werden kann.
In
gemeindeverwaltung.py sind die Klassen, deren Instanzen das Interface
zum Datenbankzugriff/Anwendungslogik bilden. Das Webinterface ist
weitgehend davon getrennt (Hauptklasse: GemeindeverwaltungWeb),
allerdings nicht ganz konsequent, wenn man den CGI-Skript genau
betrachtet.
Der Ausdruck
"baukonto***" für einige Klassen und Funktionen ist "historisch"
gewachsen aus der Entwicklung des Programms: ich verwende es z.Zt. nur
für einen Teil unserer Bezirksbuchhaltung, mithin die Baukosten und
-einnahmen. Vom Prinzip her ist die FiBu aber für die
Gesamtbuchhaltung/Spendenverwaltung eines Gemeindebezirks ausgelegt.
Zum Schluß:
In den Modulen finden sich noch so manche Reste von unbearbeiteten,
überkommenen usw. Funktionen. Offensichtlich ist "Bezirksreiter"
noch eine Baustelle...