Kostenlose Software "Bezirksreiter" zur Gemeindeverwaltung

Version 0014 = finale Version (bis auf Weiteres - die Entwicklung des Programms ruht)

• Kirchenbuchführung und Gemeindekartei mit Office-Integration, doppelte und einfache Buchführung, Spendenverwaltung
  
• für die Evangelisch-methodistische Kirche (EmK) gemäß Diensthandbuch, inkl. Adressenverzeichnis der EmK
  
• für Landeskirchen, andere Freikirchen und Gemeinschaften
• Möglichkeit zum Anpassen für alle Arten von gemeinnützigen Organisationen
• für das kleine Gemeindebüro mit einzelnem PC
• für größere Gemeindebüros, Werke und Einrichtungen: voll netzwerkfähig für den Multiuser-Betrieb in Intranet und Internet, mit Passwörtern und abgestuften Benutzerrechten
• Betriebssysteme: Linux, BSD-Unix (u.ä.), Windows 95/98/ME, Windows NT/2000/XP. Portierung auf Apple (MacOS X) möglich, aber bisher nicht erprobt.
• für MySQL ab 3.23.49 (Windows) / 3.22.32 (Linux), Python ab 2.3 (eingeschränkt: ab 2.1) mit Unterstützung für Tkinter und einen beliebigen Internet-Browser (Mozilla, Netscape, Internet-Explorer, Konqueror...)
• optimiert für die Zusammenarbeit mit OpenOffice.org, dem idealen Office-Programm für die EmK und andere Kirchen
• integriert das kostenlose OpenOffice / PDF - Reportwerkzeug PyOpenOffice.
  

Autor: Martin Simon, Eibenstock, E-Mail: martin.simon@emk.de

Lizenz des Bezirkreiter-Programms: GNU Public License (offener Quellcode, kostenlos, kommerzielle Verwendung untersagt), inoffizielle deutsche Übersetzung der Lizenz hier. Die Lizenzen von Python und MySQL sind z.T. weniger restriktiv, was die kommerzielle Verwendung betrifft, vgl. die mitinstallierte Dokumentation dieser Programme.

Die Software "Bezirksreiter" entstand in der "Hobbywerkstatt" eines Pastors aus der Praxis für die Praxis. Es handelt sich dabei um eine sog. "webbasierte" Anwendung, die für den Betrieb auf einem einzelnen Rechner, aber ebenso für Intranet und Internet geeignet ist. Sie wird seit einiger Zeit im Ev.-meth. Gemeindebezirk Eibenstock erfolgreich eingesetzt.

Übersicht

Zielsetzung der Software

• kostenlos (sowohl jetzt, als auch in Zukunft), mit veröffentlichtem Programmcode, weiterzuentwickeln nach Belieben.  Ja - ich bin ein Anhänger der "Freie-Software"-Bewegung, und ich freue mich, daß ich im Bereich der Kirchen mit dieser Einstellung nicht mehr allein bin, siehe z.B. die ökumenische Initiative "LUKi - Linux-User im Bereich der Kirchen". 
• nicht "schön", nicht mit zu vielen eingebauten Möglichkeiten, dafür aber leicht zu erlernen und brauchbar
• möglichst absturzsicher und sorgfältig mit den anvertrauten Gemeindedaten, damit keine "Schäflein" oder Spendenquittungen verloren gehen
• plattformübergreifend, auf möglichst vielen Betriebsystemen einsetzbar
• durch sog. "Client-Server-Struktur" netzwerkfähig für Intranet und Internet
• übertragbar, etwa auf andere Finanzbuchhaltungs - und Karteisysteme als in der Evangelisch-methodischen Kirche
• fähig, bereits vorhandene Daten z.B. aus Tabellenkalkulationen (Excel, StarOffice...) zu übernehmen. Bei der Übernahme bereits vorhandener elektronisch erfasster Daten sind wir gern behilflich - fragen Sie einfach an!
  
• Fähig zur Zusammenarbeit mit Office-Programmen, speziell mit dem freien Programm OpenOffice: kein "Bruch" zwischen Office-Dokumenten und den Daten aus Gemeindekartei / Buchhaltung
• mit einem eingebauten informativen und geistlichen Teil. Deshalb heißt das Programm auch "Bezirksreiter" (lassen Sie sich überraschen...)

Download

Hier alle wichtigen Dateien zum Download (teilweise von externen Servern anzufordern):
 

Update

• ab Version 0012: zum Update ist eine Nachinstallation des "Reportlab-Toolkits" und der "Python-Imaging-Library" (s.o.) erforderlich.
• ab Version 0011: Achtung, zum Update ist in jedem Fall eine Neuinstallation erforderlich. Nach der Neuinstallation rufen Sie in jeder Datenbank bitte einmal "Optionen/Grundeinstellungen" auf, um das Feld "EMailServer" zu initialisieren und ggf. zu verändern. Ihre selbst eingerichteten Datenbanken werden dabei nicht überschrieben - nur die "musterkartei" und die "musterevang".
• Benutzen Sie regelmäßig die "Update-Info"-Funktion des Bezirksreiters, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind! Auch dann, wenn keine neue Versionsnummer vorliegt, enthalten die aktualisierten Dateien auf der Bezirksreiter-Homepage oft nützliche Verbesserungen. Der dazu notwendige Download-Umfang beträgt lediglich ca. 500 KByte.
  

Installation (Allgemein)

• Richten Sie ein neues, leeres Verzeichnis ein. Kopieren Sie dann alle benötigten Dateien dort hinein (auch für Python und die Datenbank), vergessen Sie "Bezirksreiter0014.zip" und "install.py", ggf. "PythonInstall" nicht.
  
• 100 MByte freier Festplattenplatz wären nicht schlecht (wegen der Installation von Python und Mysql). Der Bezirksreiter selbst braucht (wie das bei sog. Skriptsprachen wie Python so ist) als komprimierte Datei lediglich ca. 600 KByte.
• Achtung, kleiner Bug: evtl. ist beim Start (nur beim ersten?) imBrowser die "Neu laden"-Anforderung zu betätigen, dann erst erscheint der Bezirksreiter.
• Wenn alles fertig ist: "spielen" Sie mit der "musterkartei" bzw. Nicht-EmK-Anwender mit der "musterevang". Erstellen Sie sich mit der "Datenbank(neu)" - Funktion eine leere neue Datenbank daraus (wichtig!), und beginnen Sie mit der Verwaltungsarbeit...

Installation unter Windows

Beachten Sie, dass Sie zur korrekten automatischen Installation genau die o.g. Komponenten herunterladen, und zwar in der angegebenen Version (z.B.: MySQL Version 3.23.49). Wenn Sie nicht von der CD installieren: Nutzen Sie am besten die Option "Alle Dateien als ZIP-Archiv" (s.o.)

1. Installation von Python

• Entpacken Sie ggf. zuerst das o.g. Gesamtpaket "BezirksreiterWindowsAlles.zip".
  
• Starten Sie durch Doppelklick im Explorer Python-2.3.3.exe. Beim Durchlaufen des Installationsprogrammes bestätigen Sie alle angebotenen Voreinstellungen (wichtig!): Klicken Sie dazu jeweils auf "Next", zum Schluß auf "Finish".
• Anschließend Neustart des Rechners.

Achtung: bei manchen Einstellungen des Windows-Explorers werden die "DOS"-Endungen geschluckt. Es erscheint dann nur "Python-2.3.3" oder "install" usw.

2. Installation der anderen Komponenten

Doppelklick auf install.py ruft nacheinander die nötigen Installationsroutinen auf: Folgen  Sie einfach den Anweisungen des Installationsprogramms, beachten Sie auch die Hinweise zum Neustart Ihres Systems.

Installation unter Linux

Hier ist - wegen der Komplexität dieses Betriebssystems und der verschiedenartigen Distributionen - etwas "Handarbeit" angesagt. Wie gut haben es dagegen Windows-User, s.o.... (Ich werde trotzdem weiterhin Linux benutzen).

1. Installation der MySQL-Datenbank

MySQL ist Teil aller gängigen Linux-Distributionen. Zu installieren sind Pakete, die auf Namen mysql-server oder mysql-client hören - benutzen Sie dazu die Werkzeuge Ihrer Distribution. Beachten Sie bei der Konfiguration ggf., daß MySQL beim Hochfahren des Linux-Systems automatisch gestartet wird (ist wahrscheinlich die Standardeinstellung).

2. Die Installation des Python-Interpreters und der nötigen Bibliotheken

Möglicherweise (z.B. bei Debian 3.0 "Woody", den neueren SuSE-Versionen usw.) ist das richtige Python schon standardmäßig installiert. => An der Kommandozeile den Befehl "python" aufrufen. Es startet dann der Python-Interpreter und zeigt oben seine Versionsnummer an. Wenn diese größer als "2.3" ist, dann ist alles o.k. Ansonsten:
vielleicht hat meine Distribution ja den richtigen Interpreter mitgeliefert:

• Diesen mit entsprechenden Tools (Yast, apt-get, rpm o.ä.) installieren. Debian 2.2 "Potatoe" hat noch den alten Interpreter 1.5.2, der geht für den Bezirksreiter definitiv nicht!
• Ebenfalls installiert werden muß ggf. noch Tcl/Tk (wegen der Tkinter-Unterstützung für Python)

oder: bei der o.g. Adresse Python 2.3.3 und die o.g. Bibliotheken für Linux herunterladen und installieren. Wenn es hier Fragen zur Installation gibt, schicken Sie mir bitte ein Mail.

In jedem Fall, auch wenn schon das richtige Python installiert ist: MySQL-Python, das ReportLab-Toolkit und die Python-Imaging-Library für Linux installieren (ist z.B. bei Debian 3.0 als "python2.1-mysqldb" usw. vorhanden) - fertig.

3. Installation des "Bezirksreiters"

• Halten Sie das "root"-Paßwort Ihrer Mysql-Datenbank bereit (nicht zu verwechseln mit dem Linux-Paßwort für den Administrator "root"!).
• Aufrufen von "python ./install.py" von einer Konsole(!), und zwar als der Benutzer, als der Sie später den Bezirksreiter nutzen werden: Der Bezirksreiter wird in Ihr Heimatverzeichnis, Unterverzeichnis "Bezirksreiter", installiert. 
• Start des Bezirksreiters durch Aufruf von "BezirksreiterStart" aus dem neuen Bezirksreiter-Verzeichnis (wird beim Ende der Installation angezeigt).
• Bearbeiten Sie ggf. manuell den Startskript "BezirksreiterStart" und die Variable "PDF_READER" in der config.py (Version 0014)
  

Netzwerkinstallation, manuelle Konfiguration und Sicherheit

1. Lokales Intranet

2. Internet

3. Einrichten von Benutzern und Rechten, Sicherheitsaspekte

Neuheiten

neu bei Version 0014:

• Integration des Reportwerkzeugs PyOpenOffice
• dadurch: PDF-Anzeige möglich bei allen SXW-Vorlagen. Neue Funktion zur Erzeugung von Report-Tabellen ("Multi:TFA-...-TFE" - Felder).
• für volle Funktionalität Python ab Version 2.3 erforderlich
  

neu bei Version 0013:

• Diese Version ist  programmcode-identisch mit der neuen Online-Masterdatenbank für das EmK-Adressenverzeichnis (wurde auf der Ostdeutschen Jährlichen Konferenz 2004 in Chemnitz vorgestellt und befindet sich z.zT. in der Erprobung), lediglich die Benutzeroberfläche wurde dafür etwas angepasst.
  
• Offline(!)-Integration des gesamten EmK-Adressenverzeichnisses (nur für berechtigte Benutzer der EmK - Daten kommen auf Anfrage per E-Mail).
  
• Direkter Internet-Datenabgleich mit der EmK-Online-Masterdatenbank vorbereitet.
  
• Erzeugung von PDF-Dokumenten (z.zT. nur für das EmK-Adressenverzeichnis möglich).
• Verbesserung der Integration von OpenOffice: Serienbriefe im SXW-Format werden jetzt als ein einziges, mehrseitiges Dokument erzeugt und können direkt aus der Anzeige mit OpenOffice heraus ausgedruckt werden.
• Erweiterung der Funktion für E-Mail-Rundschreiben: E-Mails können jetzt auch mit dem eigenen "Lieblings"-Programm verschickt werden.
  

neu bei Version 0012:

• Dies ist die erste echte Netzwerkversion des Bezirkreiters, wie sie auch exakt so in der Demoversion (s.o.) zu sehen ist (einige Aktionen sind dort aus Sicherheits- u.a. Gründen gesperrt): Mit Passwort- und Rechtesystem für jede der eingerichteten Datenbanken, im Intranet über den mitgelieferten eigenen Server zu betreiben, im Internet z.B. über den Apache-Server als CGI-Programm (so auch die Demoversion). Dazu gibt es eine zuschaltbare Protokollfunktion per E-Mail und Protokolldatei. Die Einzelplatzversion bleibt jedoch bei der Installation die Grundvorgabe. Die Sofware ist multiuser- und multimandantenfähig. Prinzipiell ließen sich so z.B. eine Vielzahl von Kirchengemeinden zentral auf einem Server verwalten - eine Datenbank pro Gemeinde muß dazu in MySQL eingerichtet werden (dafür wäre das Sicherheitssystem noch zu testen und auszufeilen und der Bezirksreiter über einen HTTPS/SSL-Server zu betreiben).
  
• Funktion für E-Mail-Rundschreiben (z.zT. nur Text, ohne Dateianhänge)
  
• Export von ausgewählten Datensätzen aus der Gemeindekartei in eine CSV-Datei
  
• EmK-Benutzer: eine einfache EmK-Adressen-Funktion ist eingebaut, die entsprechende Datenbank wird aus rechtlichen Gründen allerdings nicht mitgeliefert.

neu bei Version 0011:

• zusätzlich Implementierung der einfachen Buchführung und einer Version für die evangelische Landeskirche (leicht auf die katholische Kirche, Freikirchen, Gemeinschaften anzupassen). Dazu ist das Installationsprogramm install.py in seiner neuesten Version zu laden und eine Neuinstallation vorzunehmen. Es handelt sich um einen Prototypen, für den ich noch nach Unterstützung aus anderen Kirchen suche: Erstellung eines Kontenrahmens für die Kameralistik, evtl. Anpassung der Eingabemasken (verschiedene Amtshandlungen usw.), Erstellung passender Vorlagen für Briefe und Spendenquittungen. Die eigentliche Programmlogik ist fertig: Der Datenbanktyp wird zur Laufzeit erkannt, der Bezirksreiter schaltet sich automatisch um (vgl. die mitgelieferte Datenbank "musterevang").
• vereinfachte Bearbeitung und Erzeugung von Vorlagen

Funktionen (Übersicht)

• Automatische Installation über ein Installationsprogramm (unter Linux ist kommt dazu noch etwas "Handarbeit")
• Automatische Update-Funktion über Internetverbindung mit Versionskontrolle.
• Zugangssicherung über Passwortschutz, Multiuser-Rechtesystem
• Gemeindekartei mit Suchfunktion (Maske mit Wildcards), Geburtstagslisten, Erzeugen von Serienbriefen und Formularen (z.B. Patenscheinen) aus Vorlagen im RTF-Format (mit jeder Textverarbeitung erzeugbar) oder im SXW-Format (OpenOffice). 
• Geburtstaglisten
• Bildung von eindeutigen Gruppen in der Gemeindekartei zur Zuordnung zu Mitarbeiterkreisen, Ausschüssen u.a.
• Import von CSV-Dateien (mit jeder Tabellenkalkulation erzeugbar) in die Gemeindekartei zur Übernahme bestehender Daten. Export von Abfragen aus der Gemeindekartei als CSV-Datei.
• Erzeugung von Backups (Sicherungsdateien) und Rücksicherung. 
• Erzeugung neuer, leerer oder komplett kopierter Datenbanken aus Vorlagen. Erzeugung eines neuen Buchungsjahres mit dem alten als Vorlage.
• Finanzbuchhaltung gemäß Diensthandbuch: doppelte Buchführung, Kontenplan der EmK enthalten, ebenso einfache Buchführung für andere Kirchen und Gemeinschaften (s.u.)
• automatische Erzeugung von Belegnummern, Storno, Buchungen mit max. je 3 Konten für Soll und Haben, Erzeugung  von Buchungen aus Vorlagen. Vereinfachte Buchung von Spenden und Monatsbeiträgen.
• Fehlerprüfung beim Eingeben der Buchung
• Zuordnung zwischen Buchungen und Einträgen in der Gemeindekartei, dadurch möglich: Spendenübersicht
• einfache "Report"-Funktion über alle getätigten Buchungen
• Statistikfunktionen für alle Haupt- und Unterkonten, Grundstücksbericht
• automatische Erzeugung von Spendenquittungen für das Finanzamt
• u.a.
  

Bekannte Bugs und Probleme

Für meine Gemeinden hat der "Bezirkreiter" bisher brav seinen Dienst verrichtet. Meine Prüfungsausschüsse sagen, daß Gemeindekartei und Kasse immer noch stimmen.... Trotzdem empfiehlt es sich, von der angebotenen Datensicherungsfunktion regelmäßigen Gebrauch zu machen - es kostet weniger Festplattenplatz, als man denkt. Nun zu den Bugs und ToDo' s:

• Die Serienbrieffunktion erstellt manchmal falsche Links, wenn in der Vorlagendatei verlinkte Grafiken eingebunden sind. => Dies führt zu fehlenden Bildern. In der mitgelieferten Vorlage "emk_briefkopf" ist die Grafik dagegen im Dokument gespeichert. Benutzen Sie diese Vorlage, um sich weitere eigene Formbriefe mit Briefkopf im RTF-Format oder SXW-Format (OpenOffice) zu erstellen. Ein Tip: eingebundene Grafiken in RTF-Dateien werden nach meiner Erfahrung korrekt nur von MS-Word erzeugt. Steigen Sie am besten möglichst bald auf OpenOffice und das SXW-Format um...
• Unter Windows 95/98/ME muß vor dem Herunterfahren des Computers der Bezirksreiter durch Klicken auf "Server aus" manuell abgeschaltet werden und verabschiedet sich mit einer häßlichen (aber irrelevanten) Fehlermeldung. Ansonsten kann es zu einer Fehlermeldung beim Herunterfahren kommen: "Windows kann diese Anwendung nicht automatisch beenden" o.ä.
• Der eingebaute CGI-Server funktioniert nur dann in Kombination mit dem Internet-Explorer, wenn in der config.py die Variable "POST_METHOD" = 0 gesetzt ist (ist die Installations-Vorgabe). Am besten, Sie verwenden gleich den Mozilla-Browser o.ä. Oder Sie betreiben den Bezirksreiter mit einem "richtigen" Server wie Apache. Vgl. oben Netzwerkinstallation Punkt 3 (Sicherheit).Die Funktion "Geburtstagsliste" erzeugt nur Geburtstagslisten für das gerade laufende Jahr - ich kann nicht im Jahr 2004 im Voraus Listen für 2005 erstellen.